一場成功的商務(wù)會(huì)議策劃必然離不開會(huì)議名稱、會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間以及會(huì)議地點(diǎn)這四大基本的要素，正常的情況下商務(wù)會(huì)議流程包括聯(lián)系－商務(wù)會(huì)議策劃－方案提供－前期考察－合約－預(yù)付款－預(yù)訂－接待－業(yè)務(wù)會(huì)議匯總和結(jié)算，為了讓大家更清楚的認(rèn)識(shí)，下面杭州會(huì)議服務(wù)公司帶著大家一塊兒來看看吧！
　　商務(wù)會(huì)議策劃的基本要素
　?。?、會(huì)議名稱
　　商務(wù)會(huì)議策劃名稱可以反映會(huì)議的基本信息。一般來說，它可以由以下幾個(gè)方面組成：會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)，會(huì)議主題，會(huì)議類型，會(huì)議時(shí)間，會(huì)議范圍，會(huì)議規(guī)賣和參與對象等，會(huì)議名稱必須用準(zhǔn)確、規(guī)范的語言表述。商務(wù)會(huì)議策劃不僅用于會(huì)議的“會(huì)議通知”，使參加者對會(huì)議有一個(gè)好的認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)備，而且用于商務(wù)會(huì)議策劃的宣傳和擴(kuò)大會(huì)議的效果。
　　大中型會(huì)議的名稱做成橫幅和標(biāo)語，作為會(huì)議的標(biāo)志，放置在商務(wù)會(huì)議策劃場地的前面或后面，稱為“標(biāo)志”。標(biāo)識(shí)必須以全稱使用，不得隨意省略，以免因含義不當(dāng)或不合理而引起誤解。
　?。?、會(huì)議議題
　　商務(wù)會(huì)議策劃的主題是會(huì)議根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定和討論或解決的問題。這是會(huì)議活動(dòng)的一個(gè)基本要素。商務(wù)會(huì)議策劃的主題往往必須反映會(huì)議的目的和會(huì)議的主題。通常有兩種情況產(chǎn)生話題：一種是由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定：另一種是秘書是經(jīng)過調(diào)查研究后反饋給領(lǐng)導(dǎo)的反饋，綜合信息，然后由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)決定。
　　商務(wù)會(huì)議策劃在一些主要的代表會(huì)議，首先由大會(huì)秘書處的代表提出“建議“，然后提交經(jīng)濟(jì)及局審查和批準(zhǔn)，能成為商務(wù)會(huì)議策劃的議程。會(huì)議的主題應(yīng)當(dāng)有適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)，以確保與會(huì)者能夠充分討論和表達(dá)他們的意見，并確保有效利用時(shí)間。
　　會(huì)議參會(huì)人員以下技巧安排每次會(huì)議的主題：一個(gè)主要主題和一個(gè)或兩個(gè)小主題。（二）同時(shí)將性質(zhì)相似的議題提交會(huì)議討論。（３）妥善準(zhǔn)備多項(xiàng)后備議題，以便在會(huì)議進(jìn)展順利及時(shí)間充裕的情況下作進(jìn)一步討論。
　?。?、會(huì)議時(shí)間
　　需要注意的是商務(wù)會(huì)議策劃的會(huì)議時(shí)間包括會(huì)議時(shí)間和會(huì)期兩方面。選擇正真適合的時(shí)間組合和安排合適的會(huì)議時(shí)間對整個(gè)會(huì)議的效率有重要影響。因此，會(huì)議時(shí)間的選擇和會(huì)議時(shí)間的長短是商務(wù)會(huì)議策劃中必須考慮的重要因素。
　?。ǎ保?huì)議時(shí)間是指會(huì)議開始和結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。一般來說，需要仔細(xì)考慮以下幾個(gè)方面：１是否適合會(huì)議組織者完成所有準(zhǔn)備工作。 ２是否方便參加者，特別是會(huì)議的核心人物參加。 ３會(huì)議期間的自然因素。例如，當(dāng)?shù)丶竟?jié)性氣候的變化，盡可能的避免在氣候變化的季節(jié)和地區(qū)聚集。
　?。ǎ玻?huì)議時(shí)間通常是指整個(gè)會(huì)議所需的時(shí)間長度。會(huì)議可以短或長，有幾分鐘、幾十分鐘、許多小時(shí)、幾天，甚至幾十天。要確定課程的長度，應(yīng)考慮以下因素：１）主題的數(shù)量。（２）議程簡繁。（３）彈性適中。對于較長的療程，應(yīng)適當(dāng)安排時(shí)間間隔。會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)測會(huì)議所需的時(shí)間，在商務(wù)會(huì)議策劃中明確規(guī)定，及時(shí)通知與會(huì)人員，以便與會(huì)人員有計(jì)劃地安排自己的相關(guān)事宜。
　?。?、會(huì)議地點(diǎn)
　　會(huì)議地點(diǎn)是指舉行會(huì)議的地點(diǎn)，也可以特指舉行會(huì)議的地點(diǎn)。為使會(huì)議產(chǎn)生預(yù)期效果，應(yīng)全面考慮場地面積、交通條件、服務(wù)水平以及環(huán)境和設(shè)備的適宜性等因素，取決于會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模。就重要會(huì)議而言，在選擇地點(diǎn)時(shí)必須考慮到這些會(huì)議的政治影響或經(jīng)濟(jì)影響。
　　一般來說，選擇專業(yè)場地會(huì)省下不少麻煩，但相應(yīng)地，專業(yè)場地的租金也會(huì)較昂貴。商務(wù)會(huì)議策劃者應(yīng)執(zhí)行會(huì)議次數(shù)，確定租用時(shí)間，并結(jié)合自己的會(huì)議預(yù)算。選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn)。
　　商務(wù)會(huì)議的基本流程
　?。薄?聯(lián)系
　　客戶有意向在會(huì)后與我們聯(lián)系，我們會(huì)要求對方提供盡可能詳細(xì)的一些計(jì)劃，以便于策劃和策劃方案。
　　２、 商務(wù)會(huì)議策劃
　　根據(jù)客戶會(huì)議的基本要求，策劃會(huì)議的基本方案：地點(diǎn)選擇、酒店選擇、日程安排、會(huì)議項(xiàng)目、餐飲安排、接送機(jī)安排等。每個(gè)細(xì)節(jié)都必須考慮到顧客的容忍和滿意。
　　３、 方案提供
　　與客戶溝通基本策劃思路，并形成方案，使客戶在其所在單位進(jìn)行記錄和審批；
　?。础?前期考察
　　在前期進(jìn)行一些基本溝通后，客戶通常會(huì)選擇進(jìn)行規(guī)劃方案的現(xiàn)場調(diào)查，并提供所有的協(xié)助；
　?。?、 合約
　　檢查滿意后，簽訂合同，所有接待內(nèi)容均寫入，詳細(xì)內(nèi)容很重要；雖然前面略顯笨重，但很多相關(guān)問題都得到了很好的解決。
　?。丁?預(yù)付款
　　簽訂合同需要一定數(shù)額的預(yù)付款，這樣整個(gè)會(huì)議過程就會(huì)順利進(jìn)行，因?yàn)榫频觐A(yù)訂需要預(yù)付款，汽車預(yù)訂也需要預(yù)付款；假如沒有預(yù)付款，我們的訂單隨時(shí)可能被取消；這是一個(gè)不可彌補(bǔ)的麻煩，特別是當(dāng)會(huì)議次數(shù)為大的。
　　７、 預(yù)訂
　　這是我們一定要認(rèn)真做的事情之一，合同是與接待單位有關(guān)的預(yù)訂，預(yù)付款必須到位。
　　８、 接待
　　接待是整個(gè)會(huì)議的核心部分，包括接線機(jī)、會(huì)議安排、會(huì)議室安排、汽車安排、活動(dòng)組織等。它應(yīng)該嚴(yán)格按照合同來運(yùn)作，當(dāng)然，一些突發(fā)事件或者標(biāo)準(zhǔn)的增減也可以每時(shí)每刻調(diào)整。
　?。埂I(yè)務(wù)會(huì)議匯總和結(jié)算
　　在業(yè)務(wù)會(huì)議結(jié)束時(shí)，雙方認(rèn)真總結(jié)會(huì)議情況，并核對各類文件，并嚴(yán)格按合同履行會(huì)計(jì)。